home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Loadstar 128 14 / q14.d81 / t.master docs < prev    next >
Text File  |  2022-08-28  |  18KB  |  394 lines
  1.  
  2.                      M A S T E R F I L E    I I    D O C S
  3.  
  4.                                by Robert B. Cook
  5.  
  6.      MASTERFILE is a database management program for the C-128.  It's
  7. memory-based and uses SEQuential files.  It will allow you to create your
  8. own database, choose the field titles, the number and length of the fields
  9. and print the records in the form of lists or labels.
  10.  
  11.      MASTERFILE can lend itself to many applications.  It could, for
  12. example, be used as an appointment calendar, memo pad, address/phone list,
  13. disk label maker, etc.  The easiest way to learn to use MASTERFILE is to
  14. create your own data file using the following instructions.  It's a good
  15. idea to print out this text file by using the Print function of the LOADSTAR
  16. 128 menu.
  17.  
  18.  Initialize New File
  19.  -------------------
  20.  
  21.      The first thing you must do is create or initialize your new file.
  22. Choose Menu option 1, Initialize New File.  Any choice other than Initialize
  23. or Load File From Disk will display an error message to let you know that
  24. there are no records or file in memory.  Let's learn how to use MASTERFILE
  25. II by creating a database called "friends".  It will be an address/phone
  26. list.  Put the highlight bar on Initialize New File and press RETURN.
  27.  
  28.      You'll be asked for the number of fields.  Enter 7 for this sample. 
  29. Keep in mind that when you create your file, you're defining the structure
  30. to which all of your records must conform, so you should carefully evaluate
  31. your choice of fields.  It is possible to change the structure of the file
  32. by using Revise File Structure but if you have a large file, restructuring
  33. it may cause problem.  These will be explained later.
  34.  
  35.      Enter the following information at the prompts:
  36.  
  37.  FIELD          TITLE        LENGTH
  38.  ------------------------------------
  39.    1        Last Name          12
  40.    2        First Name         10
  41.    3        Street             20
  42.    4        City               16
  43.    5        State               2
  44.    6        ZIP                10
  45.    7        Phone              12
  46.  
  47. Note that the ZIP code field allows for nine digits plus a dash, and the
  48. phone field allows for area codes.
  49.  
  50.      After the last item is entered the approximate amount of record space
  51. will be displayed.  If this amount is acceptable then press Y to return to
  52. the Main Menu.
  53.  
  54.  Add Records
  55.  -----------
  56.  
  57.      Then choose Add Records to File.  Enter five or so records into your
  58. file.  You may enter an up arrow (^) whenever you want to repeat the data
  59. from the previous record.  If your friends are all from the same city, this
  60. will save you plenty of typing.
  61.  
  62.      MASTERFILE will accept most SHIFTed characters, graphics, colons,
  63. semi-colons and commas.  HOME will take you to the beginning of the line. 
  64. TAB or the CRSR keys will move the cursor along the line.  INST and DEL work
  65. as you would expect.
  66.  
  67.      After entering your records, press the ESC key to return to the Main
  68. Menu.  As a matter of fact, almost ANYTIME you want to return to a previous
  69. menu, press ESCape.
  70.  
  71.  Manage Records
  72.  --------------
  73.  
  74.      Next, choose Manage Records.  A new menu will be displayed allowing you
  75. to View, Search, Revise, Delete or Sort your records.  Choose View
  76. Individual records.
  77.  
  78.      Record #1 will be displayed along with a sub-menu.  As indicated by the
  79. menu, you may step through the records in ascending or descending order
  80. using the + and - keys.  The other options are:
  81.  
  82.  1.  Goto - You'll be prompted to enter the record number.
  83.  
  84.  2.  Print - Prints the record currently displayed.  Be sure to have your
  85. printer hooked up and switched on.
  86.  
  87.  3.  Copy - Allows you to copy a whole record to another, existing, record. 
  88. Just enter the number of the record you want the displayed record to be
  89. copied to.
  90.  
  91.  4.  Revise - Allows you to make modifications to the record currently
  92. displayed.  You will be prompted for the field number that you wish to
  93. revise.
  94.  
  95.  5.  Delete - Removes the currently displayed record from your file.  Press
  96. X to delete or ESC to escape.  If the records were previously sorted then a
  97. deletion may require a resort.  A message will be displayed to make you
  98. aware of this.
  99.  
  100.  6.  Exit - Takes you back to the Manage Records Menu.
  101.  
  102. NOTE:  If you have a block of records to revise or delete, it's more
  103. convenient to use the Revise or Delete Selected Records option, which is
  104. explained below.
  105.  
  106.      Search for Common Items allows you to search through your file to
  107. locate records with a field containing common data.  At the prompts enter
  108. the field you wish searched, then the type of search, Full, Specific or
  109. Unequal.  Then enter the characters or items you wish to search for.
  110.  
  111.    Full - search the full length of the field and will display all records
  112. with a match.
  113.  
  114.    Specific -  search only that portion of the field you have indicated. 
  115. For example, if you wish to search the phone field for numbers with the
  116. calling area 456, prefix the search characters with question marks to
  117. indicate the position of the numbers, ????456.  The search will begin with
  118. the fifth character, disregarding the first four, the area code and the
  119. dash.  This prevents the search from locating telephone numbers with 456 in
  120. any other position.
  121.  
  122.    Unequal - the exact opposite of the specific search, in that it locates
  123. records not equal to the selected characters.  Indicate the position of the
  124. characters just as you would in the specific search.
  125.  
  126.      Revise Selected Records and Delete Selected Records allow you to revise
  127. or delete selected blocks of records.  The prompt requests you to enter the
  128. range of records.  If you want to revise or delete only one record, enter it
  129. only then press RETURN.  One thing to remember when revising records, the
  130. change you enter affects all of the records in the range you've selected.
  131.  
  132.      Sort All Records enables you to sort your records by up to three
  133. fields.  Enter the field number for the primary field sort and then the
  134. first and second subsort field.  The subsorts are used when a finer sort is
  135. required.  For instance, when alphabetizing your file by name, the primary
  136. field would be field 1, Last Name, and the first subsort would be field 2,
  137. First Name.  If both might be identical then the second subsort could be by
  138. state or ZIP.  If a subsort isn't desired, then enter 0 or press RETURN.
  139.  
  140.      Because file data is stored as strings, numbers are sorted according to
  141. their position within the string, and not by their value.  Therefore,
  142. numbers such as birthdays, (032753), addresses, (050 Main St.), etc. should
  143. be consistent in length and, if necessary, prefixed with zeroes.
  144.  
  145.  Revise File Structure
  146.  ---------------------
  147.  
  148.      If, after using MASTERFILE for a time, you decide that your file
  149. structure doesn't meet your present needs, you can make the appropriate
  150. changes quite easily with this option from the Main Menu.
  151.  
  152.      A new menu allows you to Change the field Name or Length, Add or Delete
  153. a Field, or Reorder the Fields.  Choose an option and, at the prompts, enter
  154. the field number and the change.
  155.  
  156.      When a field or field name is lengthened, or a field is added, you must
  157. realize that this will reduce the number of available records.  To prevent
  158. the possible loss of some records when the file is almost full, be sure to
  159. have a current copy of your file saved to disk before you attempt this.  You
  160. only have to worry about this when you have an almost-full file.
  161.  
  162.      Also, when adding a field, (unless a field has been deleted in the
  163. current file), the file must be saved to complete the addition of the new
  164. field and then reloaded before you can access the new field.
  165.  
  166.  Save File To Disk
  167.  -----------------
  168.  
  169.      Data files have the unique prefix "mf:" automatically added when the
  170. file is saved to indicate that this is a MASTERFILE data file.  A list of
  171. the MASTERFILE files on the disk will be displayed.  Do not enter the "mf:"
  172. prefix.  It will be entered for you.
  173.  
  174.      If there is already a file of the same name as the one you want to
  175. save, you'll be asked if you would like to rename the existing file.  If you
  176. enter N for No, the file will be scratched.  If you enter Y for Yes, the
  177. file, if it exists, will be renamed with the suffix ":2" to indicate that